Vacatures

PA / Office manager – Utrecht, 25u/wk

Ben jij een gestructureerde werker die het leuk vindt om in een dynamische omgeving te werken en wil je ons helpen met het verder uitbouwen van onze organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Focus Learning Journeys is een uniek bedrijf dat opleidingen verzorgt aan midden en hoger management op het gebied van leiderschap, psychologie en de werking van het brein. Na recente verandering van eigenaar is Focus klaar om te groeien. Om die groei mede mogelijk te maken zijn we op zoek naar een spin in het web:

  • Iemand die van klanttevredenheid zijn/haar absolute topprioriteit maakt

Bij Focus staat de klant centraal en doen we net dat stapje extra om het hem/haar naar zijn zin te maken en de perfecte ‘learning journey’ te faciliteren. Daarbij zijn we van het persoonlijk contact (liever bellen dan mailen), benaderen we onze klanten met een glimlach en investeren we in langdurige (klant)relaties.

  • Leeft voor het ontzorgen van zijn/haar collega’s

We zijn een klein bedrijf met ±5 medewerkers (full time, part time en freelance). Dat betekent dat we korte lijntjes onderhouden en houden van aanpakken. Als PA / office manager ben je degene die ziet waar extra hulp nodig is en pro-actief je hulp aanbiedt om daar te ondersteunen.

  • Een gestructureerde, nauwkeurige medewerker

Als PA / office manager zorg je ervoor dat de continuïteit van het bedrijf geborgd blijft: je zorgt ervoor dat de organisatie operationeel draait, je hebt het overzicht van de zaken die spelen en zorgt ervoor dat er geen zaken tussen wal en het schip vallen.

  • Die ook houdt van de dynamiek van een klein bedrijf

In een klein bedrijf is geen dag precies hetzelfde. Als er een mooie (groei)kans voorbij komt dan gaan we daarvoor. Dat betekent soms net dat stapje extra zetten, maar ook samen die successen vieren. Dat betekent intensief samenwerken, maar óók zelfstandig kunnen werken. Je krijgt de vrijheid en de ruimte om je werk grotendeels naar eigen inzicht in te richten; daar tegenover staat de verantwoordelijkheid voor een goed resultaat.

  • Met affiniteit met de opleidingsbranche, en psychologie en leiderschap in het bijzonder

Bij Focus staat de klant centraal en die klant komt voor onze top-opleidingen. Die klant wil leren over psychologie, over leiderschap en over zichzelf. Practice what you preach: die instelling verwachten wij ook van onze collega’s.

Wat ga je doen?

  • Secretarieel en administratief:
    • Klantenservice: mail en telefoon
    • Agendabeheer en ontzorgen van Remco (de DGA van Focus)
    • Financiële administratie: facturatie, boekingen, betalingen klaarzetten
    • Zorgdragen voor het kantoor: neerzetten van een fijne werksfeer (en voldoende koffie) voor klanten en collega’s, zorgen voor goed werkende faciliteiten en voorraadbeheer
  • Operationeel:
    • Contact onderhouden met deelnemers voor tijdens en na de opleidingen
    • Reserveren van en afstemmen met de locaties waar onze opleidingen plaatsvinden
    • Bijeenkomsten operationeel voorbereiden: zorgen dat de noodzakelijke boeken en materialen op het juiste moment op de juiste locatie zijn
  • Commercieel:
    • Ondersteunen bij het opvolgen van potentiële klanten
    • Up to date houden van (het productaanbod op) de website
    • Onze commerciële partners op de hoogte houden van ons actuele productaanbod

Wat bieden we jou?

  • Een uitdagende functie in de opleidingsbranche met veel vrijheid en verantwoordelijkheid
  • Een ondernemende en collegiale sfeer, goede koffie en thee, vers fruit, veel plezier en alle tools die jij nodig hebt om je werk optimaal uit te voeren
  • Het beste opleidingsaanbod op het gebied van psychologie en leiderschap, voor jou als medewerker gratis te volgen.
  • Een marktconform salaris en goede bonusafspraken (successen delen we samen)
  • Een contract voor 25 uur per week voor 6 maanden, met de uitdrukkelijke intentie langer samen te werken

Geïnteresseerd? Mail of bel Remco Gerritsma (remco@focuslearningjourneys.nl / 06-55790378)

“Lead from the back — and let others believe they are in front.” Nelson Mandela